Fjern papir med Dossier Manager

Blandt det bedste, jeg har fundet på teknologimessen i Honduras, som afholdes lige nu, har jeg fundet et produkt kaldet Dossier Manager, som er udviklet af HNG systemer og som uddeles af lufego.

Grundlæggende søger dette system at løse fillagringsproblemet, uanset om det er digitalt eller trykt. Vanskeligheden ved at opbevare dokumenter er ikke kun den plads, der kræves til at opbevare papirer, men også den betydning, de har for en institution, der ikke har råd til at smide dem væk, fordi de på et tidspunkt skal henvende sig til dem, enten for at konsultere eller støtte procedurer.

Der er flere computerløsninger til dette, selvom Dossier Manager ser ekstremt robust ud:

1. Lagring gennem filer

I modsætning til andre applikationer, der opretter mapper og filer indeni, er denne baseret på et "container"-princip, som lidt ligner "fil". Så en virksomhed kan beslutte at administrere al sin dokumentation der, og alt hvad den gør er at skabe dokumentstrukturen med attributter og regler... ligesom det er i sine arkiveringsprocedurer; resten er kun opbevaring. Sagt på en god måde "tilpasset til konventionelle arkiveringsteknikker, men under et digitalt miljø og alt i en database"

Den har en administrationsgrænseflade, som giver dig mulighed for at oprette filstrukturer, brugere og rettigheder; en anden brugergrænseflade, der er den, der opbevarer dokumenter eller konsulterer dem, og en anden til simpel offentlig høring. Når dokumenterne er arkiveret, kan de redigeres ved at "tjekke ud", værktøjet bringer funktioner til at klippe, slette og rette dokumenter i tilfælde af scannede dokumenter. I tilfælde af at det er dokumenter med proprietære formater, åbnes de i den respektive applikation, og når du gør "check-in" tillader det at kontrollere versionering eller blot erstatte.

2. Søg med ocr i 69 formater.

Du kan søge efter disse, enten efter deres søgeord, attributter eller endda efter deres indhold. Intet mærkeligt i tilfælde af at søge efter kontordokumenter, AutoCAD eller andre gemt i deres oprindelige format, men de kan også være tif- eller pdf-dokumenter, og systemet søger ved at gøre ocr i de scannede billeder.

Det sjove ved det er, at der ikke er noget gemt i mapper, alt er inde i en database, der kan være Mysql, sql server eller oracle.

Capture-grænsefladen er klar til blot at vælge optagelsesfunktionerne, herunder scanning i to formater, for at se, hvordan det virker, var jeg overrasket over at se en Fujitsu-scanner, hvori et kreditkort blev placeret, og den sendte den til dual mode (dobbeltsidet), som om det var et stykke papir... dette udstyr har kapacitet til at scanne 1000 dobbeltsidede ark pr. dag i 5 år.

3. Fjernbetjening af data

Et af de mest attraktive aspekter af applikationen er dens niveau af modulær vækst, med løsninger fra $450 op til virksomhedsløsninger, der inkluderer fjernadgang via webtjenester. Et af de firmaer, der implementerer det, er Tigo, som i hver af Tigocentros'erne kun har pc, scanner og internetadgang; hver fil, der er udfyldt af en klient eller tjeneste, kommer ind i systemet og gemmes automatisk på hovedkontorerne.

Det er også ved at blive implementeret af DEI Executive Directorate of Revenue for at kontrollere toldprocedurer gennem produktimporterklæringspolitikker. Hver toldagent vil have en licens, som gør det muligt for al dokumentation at komme ind i det centrale system, før containeren kommer ind i landet... selvom papirpapirer altid ankommer inden for 15 dage i papkasser.

Forretningsløsninger går op til $20,000 med ubegrænset brug af licenser. I dette tilfælde ville en virksomhed, der har en tilstedeværelse i 16 lande, skulle foretage en investering på $320,000... sammenlignet med andre produkter ville det være mindst $180,000 pr. land... næsten 3 millioner dollars.

For mere information kan du kontakte lufergo