Kanbanflow - et godt program til at kontrollere ventende opgaver

Kanbanflow, er et produktivt værktøj, der kan bruges af browseren eller på mobile enheder, er almindeligt anvendt i arbejdsmæssige relationer på afstand, det vil sige, freelance type med sine organisationer eller arbejdsgrupper kan se status for aktiviteterne i hver af sine medlemmer. Hvis du er en af ​​dem, der har flere opgaver, og ikke ved, hvordan man organiserer, eller hvis du har flere medarbejdere og ikke ved, hvordan du kan overvåge dine fremskridt, er Kanbanflow for dig.

I denne artikel vil vi vise brugen af ​​dette værktøj helt gratis, gennem et eksempel; ikke uden først at vise hovedvisningen eller instrumentbrættet. Den web interface er ganske enkel, at indtaste du kan se en vigtigste bar, der indeholder: menuknappen - boards- (1), meddelelser (2), konfiguration (3), støtte (4) og profil på den person der tilhører organisationen (5).

Ligeledes er der to faner i hovedvisningen, en - borde - hvor alle de oprettede tavler er placeret, ejet af det medlem, der er kommet ind på platformen, og også dem, der er oprettet af de umiddelbare tilsynsførende.

I den anden fane - medlemmer - er der en liste over alle medlemmer af arbejdsgruppen og deres kontakt-email.

• Eksempel på brug

For at illustrere operationen bedre vil der blive lavet et eksempel på en reel opgave.

1. Opret bord:  du kan oprette så mange brædder som du vil, i det her er alle opgaver forvaltes og placeret. For at oprette brættet er der to muligheder, en i hovedvisningen af ​​værktøjet, hvor du klikker på knappen create board - tro board- (1) og den anden er gennem konfigurationsknappen (2); der er opfattelsen af ​​organisationen, og mængden af ​​brædder den har og knappen oprette bord.

2. Det er muligt at oprette et bræt ved at vælge en af ​​følgende muligheder: kanbanbræt, med dette opretter du et bræt med kolonnerne efter din præference, den anden mulighed er at kopiere et tidligere oprettet bræt (med samme struktur), og det tredje er Opret et dashboard, der viser oplysningerne om de mange dashboards, som organisationen har.

3. Det starter med den første mulighed, hvor navnet på bestyrelsen er angivet (1), og det vælges, hvis bestyrelsen tilhører en organisation eller er uafhængig (2). Processen følges (3), og kolonnevinduet åbnes, systemet åbner som standard 4-kolonner (4), der hver især angiver fremdriftsniveauet for hver opgave. Navne kan ændres og justeres afhængigt af arbejdsgruppens dynamik og behov, tilføjelse eller eliminering af kolonner (5), processen følges (6).

4. Det næste punkt er at specificere, i hvilken af ​​kolonnerne de færdige job placeres (1), hvis værktøjet opretter en ny kolonne, eller hvis det ikke er nødvendigt at specificere (2) i det aktuelle kort. Det sidste trin er at angive, hvor mange opgaver der er plads til for hver kolonne - WIP (4), processen (5) er afsluttet.

5. I slutningen observeres bordet, for at tilføje opgaverne skal du klikke på det grønne kryds ved siden af ​​hvert kolonnenavn (1), et vindue med dataene i opgaven åbnes, navnet - kolonnen, hvor det er indgivet (ideer ) (2), farvevalg i vinduet, medlemmer, der udfører opgaven, tilhørende etiketter til en bedre søgning (3), beskrivelse af opgaven (4), relaterede kommentarer (5). På højre side af vinduet ser en række værktøjer ud til at gøre endnu flere specifikationer om opgaven (6).

• Brugen af ​​farver i opgaver kan være relevant for mange, da det med disse er muligt at differentiere helt forskellige eller lige processer, så du kan visualisere fremskridtene i hver af opgaverne meget hurtigere.
• Bemærkningerne er et andet punkt, der gør dette værktøj godt, da ejeren af ​​bestyrelsen eller aktivitetsovervågningen kan angive specifikationer med hensyn til aktiviteten, er en anden måde at relatere til det medlem, der udfører selve processen.

6. De værktøjer, der hjælper med at bedre styre opgaven, er følgende: Tilføj (1): du kan tilføje beskrivelser, medlemmer, tags, underopgaver, deadline, estimeret varighed, manuel tid, kommentarer,

Flyt (2): Flyt til et andet kort eller en anden kolonne. Timer (3): Start nedtælling (tæller), dette har den ejendommelighed, der integrerer pomodoro teknikken, der består i at etablere faste tidsperioder mellem 25 og 50 minutter; Det er helt konfigureret ved at få adgang til konfigurationen, når den er startet. Rapporter (4): resultatrapporter. Mere (5): Opret webadresse, der er knyttet til aktiviteten. Slet (6): Slet

Rapporterne kan give en ide om, hvordan aktiviteten har udviklet sig og dermed af den person, der udfører aktiviteten. Letter selv, er vejlederen ikke foretage ekstern rapportering til platformen, hvad et spild af tid ville blive betragtet. Ligeledes pomodoro teknik muliggør en opgave i 50 minutter, kan give eksekutor aktivitet hvileperioder 5 minutter, disse små rum i hvile kaldes pomodoros, efter at personen akkumuleres 4 pomodoros, hvile næste bliver 15 minutter.

7. Underopgaverne er nøglen til oprettelsen af ​​opgaverne, fordi det med dem er muligt at identificere, hvor meget aktiviteten er gået, efter at de er ryddet, kontrolleres der i hvert af felterne, indtil det bestemmes at processen er afsluttet, og opgaven kan flyttes til den afsluttede aktivitetskolonne.

8. Når præferencerne er oprettet, er opgaven som følger og føjes til den tilsvarende kolonne.

9. Når opgaven ændrer status, tages den simpelthen med markøren og trækkes til den betragtede position. Det er dog nødvendigt at begrænse, at nye opgaver ikke kan medtages, før de, der er i gang, udføres, dette er en måde at sikre, at alle opgaver er afsluttet, og at folk ikke massivt inkluderer opgaver, der senere ikke de kan slutte.

10. Det er et helt tilpasseligt værktøj, i konfigurationerne af tavlerne kan du definere andre typer egenskaber, såsom at ændre navn, ejer, hvis du vil arkivere eller flytte organisationen, angive farverne på hvert tavle, tidsfrist, estimeringsenheder (point eller tid)

11. Fra mobilen kan du spore opgaverne gennem den valgte browser, det er ikke en mobilapplikation, som kan downloades fra enhver appbutik, men for at kontrollere status for opgaverne, mens der ikke er nogen en computer i nærheden er meget nyttig.

12. Tavlerne vises, og naturligvis hver af de oprettede opgaver, for at visualisere hver søjle, skal du blot skubbe skærmen, så alle processer og deres fremskridt vises.

Endelige overvejelser

Det er et stort skridt for ledere af små virksomheder, digitale virksomheder og endda de mennesker, der har brug for at organisere sig i deres aktiviteter (såsom studerende eller fælles personlige projekter), og disse er igen integreret med et andet sæt af flere underopgaver. .

Derudover er det en måde for vejlederne at delegere aktiviteter til deres gruppe af medlemmer. Det er interessant, som med et gratis værktøj som dette, det er muligt at visualisere alle bevægelser i organisationen, det er ikke begrænset med hensyn til nogen af ​​funktionaliteterne, der er ingen blokeret handling, hvilket giver større brugsfrihed. Og hvis det ikke var nok, ophører det ikke, da medarbejdere er tildelt aktiviteter - som det sker med dagsordener, notesbøger og andre kontorressourcer - dette er et andet plus, som kan få dig til at overføre dine data til dette værktøj.

Vi håber, at det har været nyttigt, og inviterer interesserede parter til at få adgang Kanbanflow fra din hjemmeside eller fra den mobile browser vil være en hel måde at komme ind i produktiviteten af ​​den digitale tidsalder på en nem og venlig måde.