Vigtigheden af ​​at reducere formidlere i ledelsesregistret - Matrikel

I mit seneste oplæg vedr Seminar om fremskridt i multipurpose matrikel i Latinamerika, afholdt i Bogotá, fokuserede jeg på at understrege vigtigheden af ​​at placere borgeren i centrum for fordelene ved moderniseringsprocesser. Han nævnte procestilgangen i integrationen af ​​Matrikel - Matrikelstyring og understregede, at gennemgang af procedurer er et obligatorisk skridt for at reducere aktiviteter, trin, krav eller opgaver, der ikke tilfører værdi, som er en konsekvens af de begrænsninger, vi har haft, og at slutbrugeren er den, der lider under dem.

En moderniseringsproces er bredere end en automatiseringsproces. Vigtigere end at designe et matrikulær sweep-system eller -metode, skal en procedureforbedringsstrategi fremmes med en optik af effektivitet i borgerservice i mindst tider, omkostninger, datastyringskvalitet og sporbarhed.

I tilfælde af denne artikel vil jeg henvise til antallet af formidlere i registerstyring, og hvordan dette påvirker indikatorer for attraktivitet for investeringer i et land.

1. Flere formidlere = flere procedurer = flere krav = mere tid = flere omkostninger.

For at fremme en moderniseringsproces af registerforvaltningen skal hele proceskæden tages i betragtning, ikke til gavn for institutionen, men for borgeren. Fra vores institutionelle synspunkt vil vi altid tænke på en ny gennemgang, et nyt krydstjek, et nyt krav, som aspekter, som vi mener tilfører værdi, og selvom vi tænker på at reducere tid, vil vi ikke nødvendigvis tænke på globale tider og forbedring af vilkårene for aktører uden for institutionen, men som griber ind over for brugeren, såsom landinspektør, notar, bank eller kommune.

Et værdifuldt eksempel på den aspiration, som Integrated Management Model Matrikelregistret - Register for et land i Mellemamerika, som jeg har måttet ledsage til, dens udfordringer omfatter:

• Notarens manglende adgang til registreringsoplysninger tvinger borgeren til at få en registreringsattest.
• Spredningen af ​​en matrikel i tre forskellige institutioner, med en fysisk realitet, en skattemæssig realitet og en skattemæssig realitet, og det påvirker borgeren, da han skal hen til hver af disse steder for at få en solvens, for en betaling eller i værste fald til et eftersyn.
• Vanskeligheden ved et effektivt rektorat af akkrediterede landinspektører, hvilket indebærer tvivl om deres måling og gå til inspektion i mere end 5% af tilfældene.
• Manglen på tæt adgang til borgeren, som gør det muligt at lave en arkivering (præsentation) uden at skulle henvende sig til et fysisk kontor, der kun er i afdelingshovedkvarteret.
• Den gode hensigt at hjælpe kommuner i deres indsamling, men det kræver, at man opnår en skattemæssig soliditet for at kunne lave en tinglysningspost. Med den kompleksitet, det medfører, for mellem det tidspunkt, hvor kravene behandles, kan gyldigheden af ​​den solvens udløbe.

Det betyder, at borgeren skal gå: til Tinglysningen, til notaren, til landinspektøren, til Matrikelstyrelsen, til Kommunematriklen, til den fysiske matrikel og altid til sidst med alle krav til Tinglysningen. Denne interaktion er mindst to gange, i tilfælde af at det krævede er leveret ved første forsøg, at der ikke er modstridende data, der skal rettes, at et grænsezonecertifikat ikke er påkrævet og selvfølgelig med flere sessioner i det mindste med notaren, som på en bestemt måde drager fordel af denne kompleksitet.

En moderniseringsproces skal omfatte forbedring af styringsmodellen for borgeren. Hvis ikke, er det blot automatisering af skruestik.

Her i landet gik der ikke længe, ​​før Tinglysningsstyrelsen nedsatte registreringstiden fra 30 til 22 dage, hvis tiden i Matrikelen er 10 dage til godkendelse af en plan + 15 dage for attest + 25 dage, hvis der er besigtigelse: og hvis der er tre matrikler imellem; formere det. Så hvis dette land, som jeg refererer til, formår (fordi hvis de insisterer med disciplin, vil de opnå det) på kort sigt virkeliggøre ambitionen om at forenkle den kæde med et enkelt antal procedurer, som vi aftalte, skal du helt sikkert se det ikke kun for at nyde smagen af ​​güirilas og gallo pinto, som er en luksus.

Jeg giver et andet eksempel, i tilfældet med Sydamerika, hvor jeg nu ser på emnet processer, hvor kun én version af Matriklen optræder, men hvor en bykurator og en planlægningsafdeling griber ind. Tilføjet til dette problem er Matrikelen i enden af ​​kæden, selv efter at ændringen, der omfatter grafisk ændring, er blevet registreret, og i de fleste tilfælde er den uvidende, indtil den varsling, den kunne modtage fra kurator, om en ny bygning. Det får borgeren til at gå igennem: Tinglysning for hæftningsfrihed, notar, landinspektør, kurator, Kommune, Tinglysning og Matrikel; med risiko for, at de et år efter at have foretaget salget ringer til dig fra Matrikel, som har brug for, at du bringer kortet over landmåleren, fordi oplysningerne ikke stemmer overens med dit matrikelgrundlag.

Borgeren er vigtigere end proceduren.

Mange af disse trin og kontroller ser ud til at være gode fra den institutionelle side. Men fra borgerens side er det tid, omkostninger, dobbeltarbejde, informationsuenighed og endelig lave indikatorer for konkurrenceevnen for landet.

Alligevel vil potentialet i, hvad dette bananland stræber efter, helt sikkert være et eksempel, der er værd at komme for at se. Ah, for her er desuden bandeja paisa eller patacón-gratinen et skuespil, som de notoriske serier, som Netflix lancerer, ikke har.

2. Færre formidlere = større incitament til ejendomsmarkedet = øget registreringskultur.

Reduktion af mellemmændene i Tinglysnings- og Matrikel-transaktionskæden kan ikke ske fra institutionernes synspunkt individuelt. Dette er ikke et job for matrikelteknikere, ikke engang for registratorer, da de fleste af dem vil overholde sædvaner, procedurer eller endda loven. Inkluder ikke engang dataloger, der vil have fornøjelsen af ​​at bruge udtryk som #AI #4IR #IoT #BigData #DeepLearning #DigitalTwin. Disse ændringer (bemærk, at jeg kun taler om formidlerne) optager et industriteknisk perspektiv og politisk vilje til beslutninger til fordel for udviklingen af ​​en nation; med følsomheden hos borgeren, der lider af bureaukrati, og en masse sund fornuft på grund af den gode praksis, der har fungeret både i amerikansk kontekst og i lande, der allerede har overvundet den følelse af, at jo mere kompleks, jo mere "cool", uden at udelukke en lille gruppe mennesker, der altid er i institutionerne, som har højt udviklet sund fornuft og kun venter på muligheden for at anvende forenklingsideer – ikke haft et ekko.selvom man for dette skal komme med gråt hår for at forstærke det, man allerede havde tænkt-.

Det er ligesom den berømte sætning fra en af ​​mine mentorer på den anden side af dammen:  Store projekter behøver ikke ingeniører, men forretningsfolk.

Alt ligger i tilgangen til borgeren, der leder efter det, der tilfører værdi. Før var det en protokol i bureauet at købe en genopladning af minutter til mobiltelefoni eller betale regningen; i dag købes den i supermarkedets kassen eller online. Fordi for dem er det ikke en forretning at indsamle, men at dedikere sig til at tjene innovation i kommunikation. Før havde hvert telefonselskab sine egne pæle, kabler, datacentre, nu outsourcer de det, fordi deres virksomhed ikke er civilingeniør, ikke engang datalogi.

Mange af de ting, som statsinstitutioner laver, kan outsources, fordi de ikke tilfører værdi, eller fordi en anden kan gøre det bedre. Eksempelvis arkiveringen (receptionen), som kan foretages af en aktør tæt på borgeren, som han skal henvende sig til, såsom landinspektøren, notaren, kommunen, banken, eller den kan oprettes af borgeren selv. Dekoncentrering af urentable opgaver for staten kan endda hjælpe den med at fokusere på at regulere operatørerne og effektivisere opgaver af større værdi for borgeren såsom kvalificering og registrering. Homologering af kvalifikationskriterier og forenkling af skabeloner kan føre til implementering af automatiserede inferensmotorer for at reducere risikoen for fejl fra den, der indgiver proceduren, til kvalifikationstragten; næsten som en registreringsattest gør nu, hvor vi for 40 år siden troede kun kunne "begrundes og skrives på vers", men nu ser vi ikke noget problem, at det er et resultat udstedt af systemet i tabelform.

Og se, at vi ikke engang taler om smarte kontrakter eller åbne notarer. Vi taler om at reducere mellemled.

Mange opgaver kan klares i færre trin, hvis man tænker på borgeren. For eksempel flere betalinger, som i sidste ende altid går til samme tilstand, og som kan opdeles teknologisk, selvom de indsamles på et enkelt punkt.

Staten har ingen penge; har vores penge. Staten er til for at yde en bedre service til borgeren, ikke for at kontrollere viljen mellem parterne i lovlige handlinger. Beslutningstagere skal fokusere deres indsats på essensen af ​​public service.

Der læres mere af borgeren i taxaen på rejsen fra Matrikelhovedkvarteret til Tinglysningskontoret end fra ISO-guruernes teoretiske råd.

Det er dejligt, at jeg nu kun har én linje, til at lave tilbud, betale med mit kort og præsentation, i stedet for de tre linjer, jeg plejede at lave mellem taksator, bank og modtager. Nu betaler jeg ikke engang processoren, fordi jeg ved, at tiden vil tilpasse sig.

Jeg har tre afslag i denne proces. Hver gang vurderes det af en anden analytiker.

Jeg er ikke interesseret i matrikeldirektørens underskrift, så længe den har et stempel, der siger, at den er udstedt af institutionen og en måde at kontrollere, om den er troværdig.

Jeg forstår ikke den liste over krav, som de offentliggjorde. Jeg skal altid betale notaren for at forklare dem til mig og lederen for at gennemgå dem for mig.

Jeg stopper ikke med at tage dette krav ud, hvis de griber det ved vinduet og smider det i skraldespanden.

3. Hvor mange trin kan en registreringsproces reduceres til.

For at forstærke, at det er muligt at forenkle, uden at miste kontrollen, vil jeg bruge indikatorerne "gøre forretninger” til oktober 2018, af antallet af trin, der er involveret i at lave en registerstyring, og jeg vil fokusere på landene i Amerika og Europa som sammenligningspunkter.  Se, at den metodik, man bruger til at drive forretning, kalder dem "procedurer", for jeg kan kun have to mellemmænd som aktører, men hvis jeg skal igennem dem tre gange, vil der helt sikkert være seks procedurer; da det ikke skete af samme årsager. Og mens nogle af disse indikatorer er hentet fra specifikke og kontekstuelle tjenester til større byer, er de et sammenlignende udgangspunkt for at tænke på, hvor vi vil eller kan gå hen.

Lande med mere bureaukrati med hensyn til registerstyringsformidlere:

Ovenstående tabel viser landene med flest formidlere, der spænder fra 7 til 14. Det yderste er Brasilien med op til 14.

Hvis man udelader Brasilien, er blandt de værste tilfælde af komplikationer for borgeren i procedurer til disse formål Uruguay, Venezuela og Nicaragua med 9 trin.

Mexico har 8 mellemmænd.

Colombia, Panama, Guatemala, Argentina og Bolivia har 7 mellemmænd.

Den første kolonne er en rangordning af registereffektivitet, som, bortset fra mellemmænd, tager hensyn til kvalitetsaspekter af jordadministration, tid og omkostningernes forhold i forhold til værdien af ​​objektet i transaktionen. Denne placering, jo lavere, jo bedre; så dem med den bedste placering i denne gruppe er Ecuador, som med 8 mellemmænd har en placering på 75, samt Colombia med en placering på 59 med 7 mellemmænd. Alligevel rangerer de med mange udfordringer, over 50; Bolivia og Nicaragua har længst fra en attraktiv effektivitet for borgeren.

Lande med et moderat niveau af formidlere.

Tabellen ovenfor viser landene med 5 til 6 mellemmænd.

Se, at resten af ​​Latinamerika dukker op her.

Spanien falder også her, med 6 formidlere, og det kan tydeligt ses, at ud over at reducere procedurer, har aspektet af omkostninger, tid og kvalitet af matrikulær information også indflydelse, ligesom tilfældene er Canada med en rangering under 40, og Peru og Costa Rica med en rangering under 50. Haiti er også ekstrem, selvom det kun har en 5 formidlere.

Udviklingsindeks er utvivlsomt noget relative, især på grund af den menneskelige faktor, da de er påvirket af politisk klientelisme, mangel på embedsmandskarrierer og ringe vægt på at forbedre effektivitetsindikatorer. For ikke at tale om kløften i den lave registreringskultur.

Lande med fremragende mellemled i registerkæden.

Dette er den anden yderlighed. Se, da de lande med de færreste mellemmænd har, er under 40 i konkurrenceevnerangeringen i registereffektivitet. Mindst 4 inkluderer muligheden for at udføre alle trinene før en enkelt registreringsmyndighed; det er stort set selvbetjening til et betroet register.

Danmark og Finland har 3 mellemmænd, med henholdsvis 11 og 28 placeringer.

Rusland, Schweiz, Italien og USA har 4 mellemmænd. For øvrigt er USA det eneste land i Amerika inden for denne gruppe.

Jeg afslutter artiklen med dette, for at huske, at mine meninger ikke nødvendigvis blev bragt af mig ved fødslen, som min datter nogle gange får mig til at føle.

En middagsdag kl. 11 om eftermiddagen, ved foden af ​​Montecillos-bjergkæden, sulten og med den gps-rygsæk, der splintrede svedstrømmene fra min ryg, forsøgte jeg at forklare en ejer værdien af ​​den nye måling, vi lavede. Efter at have opgivet at bruge UTM-ord, differentiel korrektion, satellitkonstellation, WGS30, digitalt format og andre ord, som jeg troede ville overbevise gårdejeren, fortalte jeg ham:

Den vigtigste værdi af denne nye måling er, at din nabo ikke vil kunne komme ind på din ejendomsgrænse.

Han tog en machete frem, der nåede hans talje og fortalte mig:

Se ingeniør, dette er garantien, der gælder for mig.

Så inviterede han mig til at spise nogle frisklavede tortillas med hakkede æg og bønner, og han anbefalede vejen op til den næste gård.

De af os, der er på procesdesignsiden, kender ikke essensen af, hvad der tilføjer værdi. Borgeren ved det, og vi skal ikke lade være med at spørge ham.

Essensen af ​​den offentligt ansatte er at bidrage til udviklingen af ​​landet og gøre livet lettere for borgeren.